Co powoduje ┼╝e zwi─Ökszamy efektywno┼Ť─ç proces├│w?
´╗┐
Autor artykułu: Zbigniew Korbel, Data publikacji: 17-11-2009 21:23

W ka┼╝dej analizie procesowej bazujemy na znanych standardach zarz─ůdzania projektami, jednak czy na pewno bierzemy pod uwag─Ö wszystkie aspekty podnosz─ůce jako┼Ť─ç proces├│w w firmie? ┬áTo co powinni┼Ťmy uwzgl─Ödni─ç ┬áto jasny podzia┼é na poziomy efektywno┼Ťci.

 Poziom organizacji

Opis poziomu efektywno┼Ťci organizacji to najcz─Ö┼Ťciej pomijany lub marginalizowany aspekt w projektach IT, poniewa┼╝ ca┼éy impet idzie w opis proces├│w i tworzenie specyfikacji funkcjonalnych. Tymczasem najwa┼╝niejsze dla przedsi─Öbiorstw s─ů strategia, cele i kierunki dzia┼éania na co dzie┼ä i planowanie przysz┼éych dzia┼éa┼ä. Ma to zasadniczy wp┼éyw na wyb├│r proces├│w, kt├│re chcemy informatyzowa─ç lub optymalizowa─ç.

Co powinna┬áokre┼Ťla─ç strategia? Najcz─Ö┼Ťciej zakres oferowanych produkt├│w i us┼éug, grupy lub typy obs┼éugiwanych klient├│w, elementy przewagi strategicznej nad konkurencj─ů (technologia, kompetencje, innowacyjno┼Ť─ç), priorytety dzia┼éalno┼Ťci: najwa┼╝niejsze produkty i rynki, czyli wszystko to co m├│wi jak si─Ö rozwija─ç aby generowa─ç dochody

Jaki jest zestaw cel├│w biznesowych pozwalaj─ůcych na efektywne funkcjonowanie organizacji? S┼éu┼╝y do tego opis warto┼Ťci organizacji (silne strony), najcz─Ö┼Ťciej realizowany wed┼éug analizy SWOT, odpowiadaj─ůcy na pytanie o kluczowe wymagania klient├│w wobec naszej organizacji. W zakresie cel├│w zazwyczaj definiujemy r├│wnie┼╝ oczekiwane wyniki finansowe.

 Przykładowa lista celów organizacji:

  • nie obni┼╝a─ç jako┼Ťci dla osi─ůgni─Öcia kr├│tkoterminowych korzy┼Ťci
  • podnie┼Ť─ç wska┼║nik satysfakcji klient├│w
  • wprowadza─ç nowe produkty do sprzeda┼╝y
  • zdoby─ç znacz─ůcy udzia┼é w rynku sprzeda┼╝y dla wybranych typ├│w┬á asortyment├│w┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬á
  • skr├│ci─ç czas realizacji zam├│wienia klienta ..........
  • doprowadzi─ç do poprawnego realizowania ZS do 99 %
  • osi─ůgn─ů─ç obr├│t do wysoko┼Ťci .............., zyski ..............

O efektywno┼Ťci na poziomie organizacji b─Ödzie r├│wnie┼╝ decydowa─ç zbieranie informacji zwrotnych od klient├│w o o satysfakcji, o efektywno┼Ťci procesu sprzeda┼╝y produkt├│w czy us┼éug, ┬áeskalowanie informacji wewn─ůtrz firmy o problemach, reklamacjach, o reakcjach rynku na nowe produkty (us┼éugi).┬áZar├│wno ze strategii, jak i definicji cel├│w wynikaj─ů potrzeby informacyjne, kt├│re przedsi─Öbiorstwo b─Ödzie chcia┼éo zaspokoi─ç wdra┼╝aj─ůc wybrane rozwi─ůzanie informatyczne. Ale zanim to zrobi, powinno dokona─ç analizy organizacji na poziomie proces├│w. ┬á┬á┬á┬á

Poziom procesu 

Zestaw cel├│w na poziomie procesu jest zazwyczaj opisywany miernikami, kt├│re s─ů przyporz─ůdkowane do proces├│w g┼é├│wnych i pomocniczych. Mierniki najcz─Ö┼Ťciej opisuj─ů cechy mierzalne proces├│w, ilo┼Ťciowe, warto┼Ťciowe, transakcyjne, kt├│re otrzymujemy lub chcemy otrzyma─ç z system├│w informatyki (np. czas obs┼éugi nowych produkt├│w/us┼éug, jako┼Ť─ç, obs┼éuga zlece┼ä produkcyjnych, czas realizacji zam├│wie┼ä, koszty, itp.). Na poziomie procesu, ka┼╝dorazowo kiedy nast─Öpuj─ů zmiany w sposobie dzia┼éania, mog─ů ulec zmianie zdefiniowane w procesach czynno┼Ťci i procedury post─Öpowania. Zarz─ůdzanie procesem poprzez zarz─ůdzanie celami b─Ödzie wi─Öc poleg┼éo na ┬áokre┼Ťleniu cel├│w cz─ůstkowych dla istotnych czynno┼Ťci, a tak┼╝e cel├│w dla dzia┼é├│w funkcjonalnych opisanych w strukturze organizacyjnej uczestnicz─ůcych w procesie. Aby tym zarz─ůdza─ç potrzebne jest wi─Öc narz─Ödzie informatyczne, elastyczne i umo┼╝liwiaj─ůce dokonywanie zmian, kt├│re tak─ů wiedz─Ö , zebran─ů w modele proces├│w b─Ödzie zarz─ůdza─ç, ale o narz─Ödziach do zarz─ůdzania procesami to temat na osobny artyku┼é.

 Poziom stanowiska pracy 

Przy modelowaniu proces├│w ┬áschodzimy do poziomu czynno┼Ťci i stanowisk kt├│re je realizuj─ů. Opisujemy czynno┼Ťci na stanowisku pracy, ich logicznie u┼éo┼╝enie, wsp├│┼ézale┼╝no┼Ťci, wyst─Öpuj─ůce dokumenty, itp. Realizacja procedury ma zasadnicze znaczenie przy obs┼éudze procesu. Jednak przy budowaniu procedur czy instrukcji stanowiskowych warto zwr├│ci─ç uwag─Ö na ┼Ťrodowisko pracy, warunki, wymagane umiej─Ötno┼Ťci na stanowisku, konsekwencje dzia┼éa┼ä w systemach informatyki oraz informacje zwrotne kierowane do innych uczestnik├│w procesu oraz czy jeste┼Ťmy w stanie sprawdzi─ç poprawno┼Ť─ç w┼éasnych dzia┼éa┼ä.

 

Warto zada─ç sobie wiele pyta┼ä, kt├│re przedstawiam w poni┼╝szej matrycy, aby ograniczy─ç ilo┼Ť─ç zagro┼╝e┼ä lub niepowodze┼ä w projektach informatycznych, a tak┼╝e przy tworzeniu dokumentacji organizacyjnej i systemach jako┼Ťci. Odpowiedzi na te pytania powinny wp┼éyn─ů─ç na ┼Ťwiadomo┼Ť─ç korzy┼Ťci wynikaj─ůcych z wdro┼╝e┼ä system├│w informatycznych zanim jeszcze zdecydujemy si─Ö na konkretny wyb├│r.

Matryca poziom├│w efektywno┼Ťci organizacji:

 

POZIOMY

POTRZEBY

EFEKTYWNOŚCI

 

Cele

Spos├│b zaprojektowania

Spos├│b zarz─ůdzania

Poziom organizacji

┬áCzy strategia organizacji zosta┼éa okre┼Ťlona i przekazana pracownikom?

        Czy strategia jest oparta na analizie i wykorzystaniu zewnętrznych szans i zagrożeń (mocnych i słabych stron)?

         Czy zostały ustalone wymierne cele organizacji?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á Czy s─ů umieszczone w strukturze organizacyjnej odpowiednie dzia┼éy?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á Czy wszystkie dzia┼éy (funkcje) s─ů potrzebne?

 Czy obecny sposób zasileń i wyników pracy między działami jest optymalny?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy forma strukturalna organizacji wspiera realizacj─Ö strategii i podnosi efektywno┼Ť─ç przedsi─Öbiorstwa?

      Czy cele działów zostały sformułowane?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy wyniki pracy s─ů mierzone?

      Czy zasoby zostały odpowiednio przydzielone?

┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy relacje mi─Ödzy dzia┼éami s─ů zarz─ůdzane?

Poziom procesu

┬áCzy cele dla kluczowych proces├│w s─ů powi─ůzane z oczekiwaniami klient├│w i wymaganiami organizacji?

Czy proces pozwala na najbardziej wydajn─ů i efektywn─ů realizacj─Ö cel├│w procesu?

┬á┬á┬á Czy zosta┼éy okre┼Ťlone cele cz─ůstkowe dla proces├│w?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy kto┼Ť zarz─ůdza wynikami proces├│w?

       Czy zostały alokowane odpowiednie zasoby?

┬áCzy relacje mi─Ödzy poszczeg├│lnymi czynno┼Ťciami (funkcjami) w procesie s─ů zarz─ůdzane?

Poziom stanowiska pracy

┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy wyniki pracy oraz standardy jej wykonywania na stanowisku s─ů zwi─ůzane z wymaganiami procesu, kt├│re z kolei s─ů zwi─ůzane z celami organizacji i wymaganiami organizacji?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy wymagania zwi─ůzane z realizacj─ů procesu przek┼éadaj─ů si─Ö na konkretne stanowiska pracy w procesie?

┬áCzy czynno┼Ťci na stanowisku s─ů u┼éo┼╝one w logiczn─ů sekwencj─Ö?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy istniej─ů opracowane instrukcje i procedury dla stanowiska?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy stanowisko pracy jest ergonomiczne (s─ů wszystkie wymagane zasoby)?

┬áCzy pracownicy znaj─ů i rozumiej─ů cele swojego stanowiska pracy (wyniki swojej pracy oraz standardy, jakie maj─ů spe┼éni─ç)?

┬á┬á Czy pracownicy posiadaj─ů odpowiednie zasoby, otrzymuj─ů informacje oraz zakres obowi─ůzk├│w?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á┬áCzy pracownicy s─ů nagradzani za osi─ůganie cel├│w stanowiska pracy?

┬á┬á┬á┬á┬á┬á Czy pracownicy wiedz─ů w jakim stopniu zrealizowali swoje cele?

┬áCzy pracownicy maj─ů wystarczaj─ůce umiej─Ötno┼Ťci i wiedz─Ö do osi─ůgania cel├│w?

 

Podnoszenie efektywno┼Ťci proces├│w oczywi┼Ťcie nie odnosi si─Ö tylko do pojedynczych projekt├│w ┬áinformatycznych, ale stanowi nieustanny cykl zmian w organizacji. Czy mamy zatem narz─Ödzia oraz dokumentacj─Ö, kt├│ra umo┼╝liwi nam budowanie takiej interaktywnej wiedzy o procesach w firmie? Na to pytanie ka┼╝da organizacja powinna znale┼║─ç w┼éasn─ů odpowied┼║.

Chcia┼ébym przedstawi─ç uproszczony model wsp├│┼ézale┼╝no┼Ťci poziom├│w podnoszenia efektywno┼Ťci proces├│w w organizacji.

 

 

 


Komentarze u┼╝ytkownik├│w (5)
Wystawiony przez BasiK, Data publikacji: 11-03-2010 21:45,
Mo┼╝e i artyku┼é przepisuje pewne tre┼Ťci z wspomnianych pozycji ksi─ů┼╝kowych, ale mniemam, ┼╝e serwis ma na celu popularyzacj─Ö tematyki BPM i dla przeci─Ötnego procesowca-amatora mo┼╝e to by─ç pierwsze zetkni─Öcie z mniej "naiwnym" podej┼Ťciem do tego┼╝ tematu. A takowy osobnik pr─Ödzej trafi na strony serwisu ni┼╝ do konkretnej lektury fachowej. Wobec tego mo┼╝e jednak odkry─ç wi─ůzk─Ö tej wiedzy ┼╝├│┼étodziobom, a niejako przy okazji wskaza─ç r├│wnie┼╝ jej ┼║r├│d┼éo. Zapewne w trakcie rozwoju serwisu postawione zostan─ů na forum rewolucyjne hipotezy, kt├│re wzniec─ů burzliw─ů dyskusj─Ö o prawdziwie tw├│rczym charakterze.
 
» Zg┼éo┼Ť wydawcy zastrze┼╝enia do tego komentarza
» Odpowiedz na komentarz!

Wystawiony przez Paweł Leszczyński, Data publikacji: 26-11-2009 01:15,
Zgadzam si─Ö - Rummlera i Brachea nigdy za du┼╝o :-)
 
» Zg┼éo┼Ť wydawcy zastrze┼╝enia do tego komentarza
» Odpowiedz na komentarz!

Wystawiony przez Mariusz Kozłowski, Data publikacji: 22-11-2009 23:33,
Wiedz─ů, kt├│r─ů ka┼╝dy posiada pochodzi z r├│┼╝nych ┼║r├│de┼é, szkole┼ä, ksi─ů┼╝ek, projekt├│w, w┼éasnych przemy┼Ťle┼ä i do┼Ťwiadcze┼ä itp. Wszystko to jako┼Ť przemielone, ma odzwierciedlenie w artyku┼éach. A tak na marginesie, to s─ů ksi─ů┼╝ki, kt├│re warto zawsze cytowa─ç i Podnoszenie efektywno┼Ťci organizacji jest ni─ů na pewno. Tematyka artyku┼éu jest szczeg├│lnie bliska temau, czym si─Ö zajmuj─Ö, ┼╝e tak dalej Panie Zbigniewie. Pozdrawiam !
 
» Zg┼éo┼Ť wydawcy zastrze┼╝enia do tego komentarza
» Odpowiedz na komentarz!

Wystawiony przez Zbychu, Data publikacji: 21-11-2009 23:49,
No nie chcia┼éem si─Ö odzywa─ç ale te┼╝ mi si─Ö skojarzy┼éo z "Podnoszeniem efektywno┼Ťci organizacji" Rummlera i Brachea. Z drugiej strony dawno to czyta┼éem, wi─Öc mo┼╝e nie mam racji...
 
» Zg┼éo┼Ť wydawcy zastrze┼╝enia do tego komentarza
» Odpowiedz na komentarz!

Wystawiony przez Adam, Data publikacji: 21-11-2009 20:54,
Hmm, z ca┼éym szacunkiem dla autora, artyku┼é razem z rysunkami jest po prostu przepisanymi fragmentami jednej ksi─ů┼╝ki. ┼üatwiej by┼éoby poda─ç numery stron w ksi─ů┼╝ce...Mo┼╝e jednak przyjmiemy formu┼é─Ö, ┼╝e artyku┼éy s─ů dzie┼éami autor├│w, kt├│re nie polegaj─ů w 100% na przepisaniu fragment├│w ksi─ů┼╝ek.
 
» Zg┼éo┼Ť wydawcy zastrze┼╝enia do tego komentarza
» Odpowiedz na komentarz!
» Zobacz wszystkie 2 odpowiedzi

Dodaj komentarz!



mXcomment 1.0.7 © 2007-2014 - visualclinic.fr
License Creative Commons - Some rights reserved