METASTORM

Nazwa narzędzia: Metastorm Enterprise Suite
Producent narzędzia: Metastorm, Inc, Baltimore, USA
Certyfikowany Gold Partner w Polsce: DSA Polska – Cyfrowe Systemy Archiwizacji Sp. z o.o., tel. (061) 815 88 58

Ogólne informacje o narzędziu:

Metastorm Enterprise Suite jest kompletnym pakietem aplikacji dla biznesu, który w pełnym zakresie wspomaga zarządzanie procesami biznesowymi. System można stosować niezależnie od procesowej dojrzałości przedsiębiorstwa czy innej organizacji, ponieważ jego moduły pozwalają na pokrycie potrzeb biznesowych zarówno w zakresie:

• zaprojektowania architektury korporacyjnej, czyli systemu różnego rodzaju modeli biznesowych, które kompleksowo opisują organizację (modele struktur, systemów komunikacji, celów, i inne) – tę funkcjonalność realizuje narzędzie Metastorm ProVision
• analiz i symulacji – zasilenie atrybutów modeli odpowiednimi danymi pozwala na zaprojektowanie różnych scenariuszy i wybranie najbardziej odpowiedniego do danych warunków biznesowych (Metastorm ProVision BPA)
• uruchomienia procesu w obiegu automatycznym, z możliwością śledzenia zadań pracowników w czasie rzeczywistym, uszczelnienia systemu kontroli i przestrzegania procedur oraz dostępu do zaawansowanych raportów na temat procesów. Metastorm BPM pozwala na bieżąco śledzić stopień wykonania celów organizacji, monitoruje bowiem zarówno kluczowe mierniki efektywności (KPI) jak i wskaźniki aktywności biznesowej (tzw. BAM) w postaci tablicy wskaźników dedykowanej dla kadry menedżerskiej albo właścicieli procesów.

Celem platformy Metastorm Enterprise Suite, oprócz pokrycia potrzeb w zakresie zarządzania procesowego jest integracja zasobów technologicznych i ludzkich w celu osiągnięcia efektu synergii w organizacji. Bogate możliwości integracji z systemami dziedzinowymi klasy ERP, CRM czy innymi (Metastorm posiada jedne z najbardziej zaawansowanych możliwości integracji na rynku), dzięki którym system osiąga rozbudowaną funkcjonalność oraz intuicyjny, prosty w obsłudze i bezpieczny interfejs użytkownika powodują, że wśród niezależnych analiz prowadzonych przez firmę Gartner i Forrester firma Metastorm plasuje się w gronie światowych liderów rynkowych oferujących narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi.

Metastorm BPM® wzbogaca wiedzę pracowników i menedżerów każdego szczebla i w sposób mierzalny przyczynia się do osiągania sukcesu przez przedsiębiorstwa. Jest katalizatorem wdrażania zarządzania zorientowanego na procesy, umożliwiając stronie biznesowej i stronie IT efektywną współpracę w kreowaniu bardziej innowacyjnej i sprawnej organizacji.

Pakiet aplikacji Metastorm Enterprise Suite wykorzystywany jest na całym świecie, w ponad 1400 organizacjach z różnych branż, aby wspierać krytyczne procesy we wszystkich ważnych dla organizacji obszarach.

Samo modelowanie, choć przynosi wiele korzyści, dla wielu organizacji nie jest wystarczające dla uzyskania właściwych celów z procesowego podejścia do zarządzania. Modele pozwalają na dostrzeżenie wielu obszarów nieefektywności, ale same w sobie nie zastąpią technologii automatyzacji zadań. Największe efekty osiągnąć można dzięki uruchomieniu procesów w obiegu automatycznym sterowanym regułami biznesowymi – do tego celu służy platforma Metastorm BPM.

Opis funkcjonalności poszczególnych komponentów platformy Metastorm BPM:

Projektowanie procesów workflow – Metastorm BPM Designer
Dzięki łatwemu w obsłudze narzędziu do projektowania procesów biznesowych (“Metastorm BPM Designer“) można szybko i precyzyjnie modelować dowolne procesy w systemie workflow/bpm. Projektanci lub uczestnicy procesów mogą łatwo zaplanować poszczególne etapy związane z realizacją danej sprawy. Mogą oni również zdefiniować wszystkie działania (akcje) związane z przejściem do kolejnego etapu. Dzięki intuicyjnym metodom tworzenia formularzy – można zaprojektować nie tylko wygląd okien ukazujących się na ekranie, ale także uzależnić ich zawartość od ról pełnionych przez poszczególne osoby.

Wersja Business Edition pozwala biznesowi i właścicielom procesów na projektowanie kształtu procesów, formularzy. Pozwala także na wskazanie punktów integracji do innych systemów czy wskazanie ról w procesie. Innymi słowy, wersja ta pozwala na zaprojektowanie procesu kadrze odpowiedzialnej za kształt procesów z biznesowego punktu widzenia.
Możliwe jest również przeniesienie schemtu procesu bezpośrednio z narzędzia Metastorm ProVison®. Zaawansowany kreator prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces importu, pytając o możliwe interpretacje modelu przygotowanego w narzędziu ProVision (możliwy jest wcześniej import modelu przygotowanego w innym narzędziu, np. MS Visio do ProVison), takie jak etapy, akcje, formularze, role. W efekcie wykorzystania konektora pomiędzy ProVision a Metastrom BPM Designer uzyskać można proces gotowy do uruchomienia w workflow a zaprojektowany w ProVision, ewentualnie poddany wcześniej analizom i symulacjom. Poza elementami diagramu, przeniesieniu na platformę workflow podlegają również wskaźniki BAM i KPI. Dzięki taiemu podejściu wszelkie wysiłki biznesowe związane z modelowaniem i analizą procesów przenieść można na użytkowników aplikacji ProVison i w efekcie uzyskać modele optymalne, gotowe do wdrożenia w systemie workflow. Połączenie na jednej platformie możliwości analiz i symulacji procesów z z automatyzacją na platformie BPM stanowi jeden z najwazniejszych czynników przewagi konkurencyjnej firmy Metastorm. Dane z systemu worklfow wykorzystać można również w narzędziu ProVision, prowadząć symulacje i analizy na rzeczywistych danych zebranych przez silnik workflow.

Metastorm BPM Designer został zaprojektowany tak, aby w przejrzysty sposób umożliwić projektowanie procesów z podziałem na etapy, na których mogą być wykonywane zadania – zarówno przez pracowników, jak i inne aplikacje. Metastorm BPM Designer pozwala również na rozróżnienie czynności (akcji) wykonywanych przez użytkowników, od czynności wykonywanych automatycznie przez system (takich jak akcje czasowe, czy akcje warunkowe). To czyni mapę procesu zaprojektowaną w Metastorm BPM Designer łatwiejszą do zrozumienia w porównaniu z tradycyjnym podejściem do mapowania procesów. Jednocześnie oprogramowanie umożliwia przydzielanie uczestnikom procesu dynamicznie wyliczanych ról, ułatwiając w ten sposób nadzór nad uprawnieniami poszczególnych osób i systemów.

Jednocześnie Metastorm Designer dostarcza programistom narzędzie Integration Wizard, które ułatwia implementację złożonych reguł biznesowych oraz integrację z systemami bazy danych, systemami pocztowymi, usługami katalogowymi, czy też wykorzystanie w procesach webserwisów. Jednocześnie Metastorm Designer dostarcza narzędzi ułatwiających ponowne wykorzystanie wcześniej przygotowanych elementów procesów. Należą do nich mechanizmy pozwalające na wielokrotne wykorzystanie ról, formularzy, skryptów, czy wręcz fragmentów procesów, dodatkowo umożliwiając grupowanie ich w łatwo dostępne do ponownego wykorzystania biblioteki.
Jednocześnie Metastorm Designer pozwala na szybką publikację procedury na serwerze, dzięki czemu realizowana jest idea „one-click deployment”. Wystarczy wskazać serwer na którym ma być publikowana procedura, aby po chwili najnowsza wersja procesu była gotowa do użycia. Jednocześnie wszystkie instancje procesów od razu korzystają z najnowszej wersji procesu. Dzięki tej funkcjonalności wprowadzanie zmian w procesach jest niezwykle łatwe i szybkie. Takie podejście umożliwia minimalizację kosztów związanych z tworzeniem i utrzymywaniem procesów. Jednocześnie system dostarcza mechanizmów wersjonowania poszczególnych procedur, dzięki czemu w każdej chwili możliwe jest cofnięcie się do dowolnej historycznej wersji mapy procesu.

Metastorm BPM Designer jest aplikacją kliencką, nie wymagającą dla działania na stacji roboczej projektanta żadnych dodatkowych środowisk pracy, które powodują dyskomfort w pracy czy nadmierne obciążenie zasobów systemowych.

Uruchamianie procesów – Metastorm BPM Engine
Pakiet Metastorm dostarczany jest wraz z wysoko-wydajnym, odpornym na błędy i skalowanym engine’m (silnikiem) procesowym, odpowiedzialnym za wykonywanie procesów zgodnie z regułami biznesowymi zaprojektowanymi w narzędziu Metastorm BPM Designer.

Mechanizmy wykonawcze systemu dbają o to, by każdy z procesów przebiegał zgodnie z zaprojektowaną mapą procesu. System dba o bezpieczeństwo – gwarantując dostęp do formularzy wyłącznie uprawnionym użytkownikom.

Zgodnie z matrycą uprawnień, engine dba o to, aby użytkownicy widzieli jedynie informacje do których mają uprawnienia, oraz mieli możliwość wykonania akcji zgodnie z rolami jakie zostały im przydzielone w danym procesie.
Wszystkie operacje zapisywane są w powiązanej z systemem bazie danych. Dzięki transakcyjnemu sposobowi pracy – nie ma możliwości zatwierdzenia akcji niekompletnej. Zapamiętanie wszystkich wykonanych akcji ułatwia późniejsze śledzenie i raportowanie przebiegu prac.

Jednocześnie Metastorm BPM Engine jest punktem który kontaktuje się z procesową bazą danych i wszystkimi innymi aplikacjami zewnętrznymi, z którymi integrowane są uruchamiane na platformie Metastorm procesy. Dzięki takiej architekturze, integracja z aplikacjami zewnętrznymi jest znacznie uproszczona.
Dodatkowo architektura rozwiązania przygotowana została w taki sposób, aby możliwe było łatwe skalowanie środowiska. System może pracować w konfiguracjach na których wszystkie komponenty uruchamiane są na jednej fizycznej maszynie, ale jednocześnie – wraz ze wzrostem obciążenia – możliwe jest rozdzielenie komponentów na wiele maszyn, zwiększając wydajność rozwiązania i jego bezpieczeństwo w przypadku awarii któregoś z węzłów.

Interakcja z procesami – interfejs użytkownika
Ze względu na fakt, iż cześć użytkowników procesów powinna jedynie wykonać określoną czynności w procesach; inni zaś pełnią funkcje związane z monitorowaniem pracy lub funkcje administracyjne czy raportujące – klient Systemu powinien wpierać wszystkie te czynności. Metastorm dostarcza standardowo moduł klienta webowego, dzięki któremu pracownicy mogą uczestniczyć w procesach korzystając z przeglądarki Internet Explorer. Dodatkowo jednak możliwe są moduły, które pozwalają na wykorzystanie jako aplikacji klienckiej oprogramowania:

• Microsoft Outlook,
• Microsoft SharePoint,
• Aplikacje pakietu Microsoft Office 2007,
• Portale oparte o specyfikację JSR 168.

Możliwe jest także zbudowanie – w oparciu o dostarczane przez producenta komponenty –  własnego klienta, czy też osadzenie części (lub całości) funkcjonalności w innych aplikacjach pracujących w korporacji.
Poszczególne listy ukazujące się na ekranie ułatwiają dostęp do zadań (“To Do”), ułatwiają nad nimi nadzór (“Watch”), lub pozwalają na uruchamianie nowych procesów (“Blank Forms”).

Jednocześnie wszystkie wymieniane wyżej rozwiazania wspierają mechanism SSO (Single Sign On), który współpracuje z Microsoft Windows i Microsoft Active Directory. Dodatkowo Metastorm Open Authentication Architecture pozwala na uwierzytelnianie użytkowników z wykorzystaniem LDAP, czy też przygotowanie własnych mechanizmów autoryzacji.

Monitorowanie i raportowanie procesów
Możliwe jest utworzenie aktywnych raportów, które po kliknięciu na poszczególne wiersze, pozwalają na wgląd w konkretne procesy. Dzięki możliwościom jakie daje to narzędzie, możliwe jest szybkie i tanie budowanie raportów ad-hoc, przez pracowników, bez konieczności ingerencji programistów czy administratorów.

W standardowej konfiguracji system Metastorm dostarcza zestawu najważniejszych wskaźników menedżerskich, pozwalając na śledzenie przebiegu procesu w czasie rzeczywistym, w oparciu o najbardziej aktualne dane. Predefiniowana zawartość tzw. process performance washboard zawiera m.in. takie BAM jak:

• SLA Exceeded – informacja o zadańiach oczekujących na podjęcie przez danego użytkownika (stan zadań przeterminowanych)
• Lista spraw utworzonych w ostatnim okresie
• Liczba zadań oczekujących na akcję użytkownika
• Liczba zadań wymagających natychmiastowego podjęcia do realizacji
• Średni czas załatwiania spraw w ciągu np. ostatnich 30 dni
• Liczba użytkowników obłożonych największą ilością zadań – wskaźnik jest szczególnie przydatny menedżerom chcącym dynamicznie przydzielać zadania pracownikom.

Metastorm dostarcza także narzędzi wspierających monitorowanie kluczowych parametrów procesów (Key Performacne Indicator), dostarczając w ten sposób, komplet informacji koniecznych do sprawnego monitorowania i raportowania kluczowych procesów w przedsiębiorstwie.

Oprócz standardowych raportów możliwe jest wykorzystanie praktycznie dowolnego narzędzia raportującego posiadanego przez Klienta (np. MS SQL Reporting Services, Business Object).
Możliwe jest zbudowanie raportów, które w dowolnym układzie (tabelarycznym, graficznym lub tekstowym) i w dowolny sposób (w postaci wielkości względnych lub bezwzględnych) będą prezentowały wszystkie dane przenoszone przez system na formularzach. Dzięki elastycznemu i zaawansowanemu systemowi raportowania w Metastorm BPM uzyskanie informacjo o skuteczności procesu reklamacji składanych przez klientów czy informacji o fakturach oczekujących na płatność w ciagu najbliższego tygodnia nie stanowi żadnego problemu. Waznym podkreślenia jest fakt, że w wszystkie raporty powstają w narzędziu Metastorm BPM Designer, co również jest czynnikiem wyróżniającym platformę na tle rozwiązań konkurencyjnych.

Architektura Metastorm BPM
Metastorm BPM posiada standardową architekturę zorientowaną na Web. Została ona zaprojektowana w taki sposób, aby usprawnić i ułatwić wdrażanie nawet najbardziej złożonych procesów biznesowych. Metastorm BPM Engine wykorzystuje do wykonywania procesów silnik bazy danych (MS SQL Server lub Oracle) oraz komunikuje się z klientami wykorzystując XML. Engine zarządza integracjami z innymi aplikacjami poprzez całą gamę narzędzi integracji dostarczaną by umożliwić organizacjom narzędzia do współpracy z już pracującymi w ramach organizacji systemami. Metastorm korzysta ze standardów i technologii takich jak XML, WSDL, UDDI, SOAP, LDAP, HTML, DCOM, SSL i .NET.

Model ról pozwala na elastyczne przydzielanie uprawnień do poszczególnych elementów systemy, bazując nie tylko na danych procesowych, ale także na zapytaniach LDAP, zapytaniach do zewnętrznych baz danych, innych silników reguł biznesowych (np. BizTalk), czy też innych aplikacji. Jednocześnie w procesie zmieniać się mogą dynamicznie w zależności od etapu, czy wartości poszczególnych zmiennych biznesowych, z dodatkowym uwzględnieniem zależności czasowych (np. deadline). Kolejną unikalną cechą Metastorm BPM jest dostarczenie narzędzi które łączą elastyczne środowisko integracji z systemami informatycznymi, oraz intuicyjny interfejs użytkownika. Cecha ta pozwala na projektowanie i wykonywanie procesów w jednym środowisku, bez konieczności wykorzystywania narzędzi zewnętrznych.
Integracje
Ponieważ integracje są kluczowym elementem podczas wdrażania systemów zarządzania procesami biznesowymi, Metastorm BPM jest oprogramowaniem które umożliwia programistom przygotowanie wymaganych połączeń do aplikacji zewnętrznych, korzystając zarówno z możliwości programowania po stronie klienta, jak i po stronie serwera. Typowym przykładem wykorzystania są realizacje integracji z systemami CRM, ERP, skanowania czy archiwizacji dokumentów.

Metastorm BPM pozwala na oddzielenie pracy analityków biznesowych, projektujących procesy, od deweloperów, którzy przygotowują integracje z aplikacjami w takim kształcie w jakim są one wymagane do prawidłowego działania procesu.

Powyżej przedstawiony został schemat architektury Metastorm BPM zawierający zarówno metody komunikacji pomiędzy poszczególnymi komponentami, jak i definiujący różne sposoby integracji z aplikacjami zewnętrznymi.
Integration Wizard

Na najwyższym poziomie, Metastorm BPM Designer zawiera narzędzie Integration Wizard, które umożliwia w prosty sposób, wypełniając formularze w kolejnych krokach, wykonać wiele czynności związanych z integracjami w zakresie:

• pobierania i zapisywania danych do baz danych
• wysyłania e-maili
• wypełniania danymi dokumentów Word i plików tekstowych
• innych integracji

Łącznie Integration Wizard zawiera ponad 100 różnych adapterów, umożliwiających tworzenie mniej bądź bardziej złożonych reguł biznesowych i integracji. Wykorzystywany przez właścicieli procesów i analityków biznesowych nie wymaga znajomości programowania czy pisania skryptów. Wykorzystanie tego narzędzia znacznie przyspiesza tworzenie i wprowadzanie zmian do procesów.

Kontakt do DSA

(c) Copyright 2009, Metastorm Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone. Business to the Power of 3, Enterprise Process Advantage, Metastorm BPM, Metastorm Discovery, Metastorm DNA, Metastorm Knowledge Exchange, Process Pod, ProVision, oraz obraz See.Think.Do są zarejestrowanymi znakami towarowymi albo znakami Metastorm Inc. Inne nazwy produktów, usług i firm zostały zawarte w niniejszym materiale tylko i wyłącznie w celach identyfikacyjnych i mogą być znakami towarowymi poszczególnych firm będących ich właścicielami.