ODCHUDZANIE KOMPUTERA

Autor: Artur Dermański

Metodyka Lean przychodzi nam z pomocą przy okazji biurowych porządków. Odchudzanie komputera warto robić rzetelnie i systematycznie. Zyski osiągnięte dzięki zastosowaniu podejścia „5S – Sortowanie, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina” przekroczą nasze oczekiwania, pozwolą nam zaoszczędzić czas, a nawet ograniczyć stres i chronić zdrowie.

Wstęp

Uruchomiłeś swój komputer. Na ekranie widzisz kilkanaście lub kilkadziesiąt ikonek. Część z nich znasz doskonale, wiesz gdzie je znaleźć i dlaczego tam są. Jednak co z pozostałymi? Z podpisów wynika, że część stanowią kolejne wersje jakichś dokumentów. Które są ostateczne, czy zostały już wysłane do odbiorców, czy nadal ich potrzebuję? Do południa masz przesłać raport z wyników Twojej pracy w projekcie. Poprzedniego dnia wykonałeś już sporo pracy i dziś chcesz tylko nanieść niezbędne poprawki. Tylko gdzie jest ten dokument? W folderze Projekt Z, a może Bieżące, ewentualnie gdzieś pod nazwą Ważne. Mija kwadrans, a Ty nadal przeglądasz zasoby sieciowe departamentu i swoje katalogi. Kolejny dzień w cyfrowym labiryncie. Jednocześnie ze skrzynki pocztowej wylewa się szeroka fala nowych wiadomości. Brzmi znajomo?

Nie musi to być Twoja codzienność. Wystarczy mała inwestycja – zwykle, na początek, kilkanaście minut. Po prostu skorzystaj z metodyki Lean [1], która duży nacisk kładzie na uporządkowanie miejsca pracy. Dzięki niej można oszczędzić dużo czasu, a także znacznie zredukować poziom stresu. Jeśli poświęcisz parę minut na lekturę i wprowadzenie zmian w swojej organizacji pracy, w przyszłości zaoszczędzisz czas i zredukujesz stres. Sprawdź co możesz zrobić, aby zwiększyć efektywność korzystania z podstawowego narzędzia, jakim dla większości z nas stał się komputer [2]. Wszystko to w ramach podejścia 5S [3], które sprawdza się zarówno przy organizowaniu ruchu w wielkiej hali produkcyjnej, jak i przy układaniu dokumentów na wirtualnych półkach peceta czy notebooka.

Krok 1. Sortowanie

Jeśli jesteś kolekcjonerem: arkuszy kalkulacyjnych, raportów, notatek, e-maili, prezentacji… Z czasem nieużywanych plików jest znacznie więcej, niż używanych. Możliwe, że korzystasz tylko z kilku procent zasobów w swojej kolekcji. Reszta, niestety, rzadko nabiera wartości z biegiem miesięcy i lat (to nie monety, czy znaczki). Wręcz przeciwnie – obniża efektywność sprzętu, na którym pracujesz. Spowalnia sam sprzęt oraz Ciebie, buszującego w stogu danych, w poszukiwaniu tego jednego istotnego w danym momencie pliku.
Spójrz więc na ikony na pulpicie swojego komputera, zastanów się nad aplikacjami, folderami oraz plikami na twardym dysku i:

• Jeśli coś nie jest potrzebne – wykasuj to
• Jeśli coś jest potrzebne innym – przekaż to im lub zarchiwizuj na wspólnym dysku

Krok 2. Systematyka

Zastanów się jak poukładać obecne i przyszłe dokumenty, aby łatwiej było je znaleźć
w odpowiedniej chwili. Pogrupuj pliki (w tym e-maile) w foldery i katalogi. Niektórzy proponują, aby stworzyć tylko kilka głównych folderów [4]. Drzewo folderów może być znacznie bardziej rozbudowane. Ważne jednak, aby poszczególnych gałęzi nie było zbyt wiele, a ich nazwy jednoznacznie określały zawartość (nie tylko dla nas, ale również dla innych, jeśli pliki i foldery są umieszczane na dyskach sieciowych). Do rozważenia jest również tworzenie odrębnych folderów, w których odkładać będziesz starsze wersje przygotowywanych dokumentów, jeśli możesz ich jeszcze potrzebować.

Zdecyduj, które dokumenty powinny być umieszczone w folderach sieciowych, a także zorientuj się jakie są zasady tworzenia kopi zapasowych. Unikniesz w ten sposób poważnych kłopotów, gdy Twój  komputer przestanie nagle działać.

Wskazane jest wykorzystanie również narzędzi do porządkowania linków internetowych oraz skrótów i dokumentów na pulpicie (jednym z popularniejszych jest Fences).

Wygląd fragmentu pulpitu komputera przed i po wykorzystaniu aplikacji Fences

Źródło: http://www.stardock.com/products/fences/

Twórczy nieład może wielu osobom odpowiadać, ale półautomaty wspomagające naszą pamięć i sortujące w odpowiednim porządku informacje na pewno warto wypróbować.

Krok 3. Sprzątanie

Zwiększ komfort swojej pracy, poprzezwyczyszczenie monitora, klawiatury, kabli oraz obudowy. Czysty monitor to zdrowsze oczy. Czystsza klawiatura to mniej niespodzianek, gdy jakieś paprochy za Ciebie wybierają znaki na klawiaturze (nie wspominając już o Twoim zdrowiu [5]). Odkurzona obudowa ogranicza możliwość przegrzania sprzętu.

Sprzątanie warto przeprowadzić w elektronicznych trzewiach komputera. Jeśli jesteś użytkownikiem produktów Microsoft, możesz to zrobić dzięki rozwiązaniom typu „Oczyszczanie dysku”, „Defragmentator dysku” (kliknij Start, a następnie wpisz nazwę programu w oknie „Wyszukaj programy i pliki”; dostęp do nich może być zarezerwowany tylko dla administratorów), czy „Narzędzia do oczyszczania” w Outlook (zakładka Plik; przegląd e-maili o największych rozmiarach może być szczególnie cennym źródłem informacji).

Oczyszczanie skrzynki w Outlook

Nie trzeba być maniakiem komputerowym, aby skorzystać z wielu (również darmowych) programów, które usuwają zbędne kopie dokumentów, pliki zostawiane przez odwiedzane strony internetowe itp., dzięki takim zabiegom Twój komputer będzie działał szybciej.

Krok 4. Standaryzacja

Stwórz jednoznaczny, jasno zdefiniowany sposób organizowania i nazywania plików (np. data na początku nazwy w formacie rrmmdd; opisywanie nazw najważniejszych folderów wielkimi literami, co zwiększa przejrzystość i ułatwia znalezienie odpowiedniego miejsca). Określ również zasady nazywania kolejnych wersji dokumentów oraz ich archiwizacji. Przygotuj reguły usuwania niepotrzebnych materiałów (np. rozważ usunięcie prezentacji
po 2 latach, a e-maili po 3 latach).

Porozmawiaj o tych kwestiach ze współpracownikami, dowiedz się jak oni usprawniają swoją pracę, wypracujcie wspólne najlepsze praktyki, a następnie upowszechniajcie je.

Krok 5. Samodyscyplina

Prowadzenie działań w ramach poprzednich „S” powinno stać się zwyczajem. Zarezerwuj
5 minut tygodniowo. Przygotuj grafik (np. jako cykliczny przypominacz w Outlooku) sortowania i usuwania zbędnych plików, sprawdzania poziomu zajętości dysków, archiwizowania e-maili, czyszczenia sprzętu itp.

W ramach wzmacniania swojej samodyscypliny należy zastanowić się, czy wszystkie wiadomości oraz materiały, które wysyłamy, są tego warte. Dawniej relatywnie długo rozważano co umieścić w liście i czy w ogóle jest on potrzebny. Teraz e-maile stają się podstawą komunikacji, rozsyłane jednocześnie do wiadomości kilku lub kilkunastu osób [6]. Dużą część czasu pracy poświęcamy na oddzielenie informacji ważnych od tych mało istotnych, czasem gubiąc się w natłoku informacji [7]. Poprawmy jakość naszej pracy. W końcu jeśli mniej e-maili będzie lądowało w naszych skrzynkach, to mniej czasu będziemy spędzali na ich czytaniu, przygotowywaniu odpowiedzi, sortowaniu, archiwizowaniu…

Podsumowanie

Jeśli jeszcze zastanawiasz się, czy opłaca się podjąć wysiłek i nieco odchudzić swój komputer,  rozważ, czy chcesz:

• Skrócić czas poświęcany na znalezienie niezbędnych e-maili, raportów, danych?
• Zredukować poziom stresu wynikający z zagubienia ważnych informacji w komputerze lub na dyskach sieciowych?
• Utrzymywać dobre relacje ze współpracownikami, dzięki sprawnemu dostarczaniu im wymaganych dokumentów?
• Uniknąć przymusowego czyszczenia skrzynki pocztowej w momencie, gdy nie masz na to czasu, a oczekiwana przesyłka nie może dotrzeć?

Przynajmniej jedna odpowiedź “tak” na powyższe pytania oznacza, że widzisz już sens podjęcia odpowiednich działań.

***

[1] Koncepcja Lean (ang. szczupły, chudy) definiowana jest jako eliminacja czynności, które wykonywane są przy tworzeniu produktu lub usługi, a które nie dodają wartości temu produktowi lub usłudze.[2] Niektóre działania będą możliwe, jeśli posiadasz na służbowym sprzęcie odpowiednie uprawnienia. W przypadku komputerów wykorzystywanych prywatnie zakres możliwych prac jest większy.[3] 5S to powiązane ze sobą praktyki, których celem jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Nazwa pochodzi od pierwszych liter japońskich słów opisujących kolejne etapy tego podejścia: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke (tłumaczone jest zwykle jako, odpowiednio: Sortowanie/Selekcja, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina)[4] Na przykład Graham Ross rozróżnia katalogi: dla drobnych spraw, które mogą jeszcze poczekać, kwestii wymagających większego zaangażowania w najbliższym czasie, zadań związanych z projektami (z podfolderami dla każdego z projektów), dla dokumentów do zarchiwizowania; http://www.leankaizen.co.uk/5s-your-computer.html[5] Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Adama Mickiewicza w Poznaniu wykazały, że wszystkie sprawdzane klawiatury były zanieczyszczone mikrobami. Niemal połowa w taki sposób, że stanowiły wysokie ryzyko zakażenia. Wśród bakterii znaleziono takie, które mogą być przyczyną następujących chorób: zakażenie krwi i zapalenie wsierdzia, czyli błony wyściełającej serce, zapalenie szpiku, złuszczanie naskórka, zakażenie kości, zapalenie wnętrza oka; Źródło: http://www.chip.pl/news/sprzet/urzadzenia-sterujace/2008/10/grozne-bakterie-na-klawiaturach-komputerowych. Więcej: http://news.bbc.co.uk/2/hi/7377002.stm; http://www.wiadomosci24.pl/artykul/czym_sie_rozni_klawiatura_komputera_od_deski_sedesowej_15116.html.[6] Podobny efekt dało zastąpienie kliszy w aparacie fotograficznym jej cyfrowym zamiennikiem. Zamiast 24 lub 36 zwykle dość przemyślanych ujęć uzyskujemy setki obrazów, z których nieliczne mają jakiekolwiek walory.[7] Szacuje się, że w 2013 roku dziennie wysyłano 100,5 miliardów e-maili biznesowych, a liczba ta ma wzrastać około 7% rocznie.; źródło: Email Market, 20 , 2013-201 7, THE RADICATI GROUP, http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2013/11/Email-Market-2013-2017-Executive-Summary.pdf