NAIWNE MODELOWANIE PROCESÓW BIZNESOWYCH CZYLI ZA CO NIE PŁACIĆ

Autor: Jarosław Żeliński

Definicja naiwności jest dość trudna, jednak tu zastosujemy nie tę brzmiącą „szczery, łatwowierny i prostoduszny” (choć i ta nie jest tu pozbawiona sensu) ale tę dotyczącą modelowania: „Naiwne modele są oparte na założeniu o wzajemnej niezależności ich obiektów. Często modele te nie mają żadnego związku z rzeczywistością i właśnie z tego powodu nazywamy je naiwnymi.” Na końcu zostanie pokazana poprawna, „nienaiwna” postać opisu procesu.

Jeżeli jesteś analitykiem czytaj dalej po kolei. Jeżeli jesteś menedżerem i interesuje Cię analiza jako produkt za który płacisz, spokojnie możesz przejść od razu do Podsumowania a dowiesz się jak nie płacić za buble czyli „naiwne modele procesów i organizacji”.

Po kolei
Model, także procesów, zasadniczo stanowi sposób dokumentowania opisywanego (modelowanego) zjawiska. Skoro tak to stanowi on rodzaj języka, ten zaś składa się ze słownika i gramatyki. Słownik (semantyka języka) to specyfikacja pojęć. Gramatyka (syntaktyka języka) to skończona lista reguł opisujących dozwolone konstrukcje budowane z pomocą pojęć słownika.

Model poza opisem jest także „modelem” czyli uproszczonym opisem zjawiska mówiącym, że „tak właśnie jest”. Uproszczenie polega na eliminacji z opisu (modelu) elementów nieistotnych w kontekście tworzenia i zastosowania tego modelu. Przykładem modelu może być replika samochodu w skali 1:100, której celem jest pokazanie jego wyglądu i wtedy nie ma ten model np. silnika. Innym przykładem modelu tego samego samochodu może być podwozie z atrapą nadwozia, którego celem jest testowanie właściwości pędnych użytego silnika, ten model będzie pozbawiony nieistotnych tu szczegółów nadwozia takich jak kolor czy kształt wnętrza.

Na czym polega naiwność w modelowaniu? Na założeniu, że elementy słownika są niezależne (brak gramatyki) oraz na tym, że używa się ich wprost na zasadzie „jest tak jak mówi źródło”. Innymi słowy model naiwny to model (diagram) powstały metodą „zapisania symbolami notacji wszystkiego tego co powiedział indagowany”. Otrzymujemy w efekcie diagram zawierający wiele zbędnych szczegółów (brak celu i kontekstu, brak metody określenia tego decyzji co jest istotne a co nie) oraz nie mający żadnej pragmatyki (jak gramatyka modelu odzwierciedla biznesowe i organizacyjne znaczenia).

O czym tu mowa? Najprościej będzie to opisać z pomocą prostego przykładu. Poprawny model procesu biznesowego wymaga zdefiniowania na początku słownika, gramatyki i pragmatyki oraz przede wszystkim celu powstania modelu. Model sam z siebie w zasadzie do niczego nie służy, tworzenie modeli samo w sobie nie stanowi (no rzadko) celu pracy (bo niby po co go tworzyć?). Model z reguły służy do przekazanie pewnej ściśle określonej wiedzy lub stanowi hipotezę, że odzwierciedla on modelowane zjawisko i wtedy jest (powinien być) testowany. Przetestowany (pozytywnie) model mówi nam, że „tak właśnie jest”.

Podstawą w modelowaniu procesów biznesowych jest ich pragmatyka czyli określenie co w kontekście organizacji oznaczają pojęcia słownikowe i reguły gramatyczne (semantyka i syntaktyka). Bardzo ważne jest by elementy słownika (użyte symbole) , także w języku (systemie komunikacji) adresata modelu oznaczały to samo lub miały co najmniej podobne znaczenia (jest to tak zwana semiotyka języka graficznego, znaków).

Np. podstawowym elementem gramatyki (syntaktyki) wielu notacji jest uznanie, że związki pomiędzy symbolami np. procesów, dokumentów, są oznaczane liniami i muszą wystąpić (nie wolno łączyć procesu z dokumentem „na styk”), zaś następstwo oznacza się strzałkami na końcach linii w celu pokazania kolejności przepływu.

Pragmatyka modelu
Dalej, jeżeli uznamy, że proces tworzy wartość a wartość tę oceniamy poprzez porównanie wyjścia procesu z jego wejściem, w kontekście organizacji zaś uzgadniamy, że produkty procesów i istotne fakty są dokumentowane to znaczy, że gramatyka modelu dodatkowo wymaga by każdy proces był powiązany z dokumentem itp.

Poprawny model
W konsekwencji otrzymamy słownik notacji zawierający takie pojęcia i symbole jak np.: proces (np. prostokąt), dokument (np. prostokąt z zagiętym rogiem), łącznik (linia oznaczająca powiązanie), kierunek (np. strzałka, linia oznaczająca następstwo). Gramatyka (syntaktyka) notacji: połączenia pomiędzy symbolami wolno realizować za pomocą linii lub strzałek, symbole procesu i dokumentu nie mogą stykać się bezpośrednio. Pragmatyka modelu: skoro modelujemy procesy biznesowe metodą zorientowaną na produkty biznesowe, każda strzałka łącząca dwa procesy musi być powiązania z dokumentem będącym produktem procesu poprzedzającego i wejściem procesu następującego. Z uwagi na to, że diagram opisuje przepływ pracy każdy proces musi mieć co najmniej jedną strzałkę wchodzącą i jedna wychodzącą.

Podsumowanie
Każdy model procesów nie spełniający powyższych zasad można nazwać właśnie naiwnym modelem czyli takim, w którym dowolne symbole, bez zdefiniowanych zasad zostały połączone ze sobą tak jak usłyszano np. w rozmowie z pracownikiem analizowanej organizacji. Modele takie są bardzo często narzędziem do planowania zmian organizacyjnych, specyfikowania wymagań na systemy IT, specyfikowania centrów kosztów w metodach ABC zarządzania kosztami, w wielu innych sytuacjach. Użycie w którejkolwiek z tych potrzeb złego, naiwnego modelu skazuje cały projekt na niepowodzenie.

Tak więc model procesów bez zdefiniowanej i rygorystycznie przestrzeganej semantyki (słownika symboli), syntaktyki (zasad dopuszczalnych relacji pomiędzy tymi symbolami), pragmatyki (co modelujemy i jak) należy odrzucić!

A gdzie semiotyka? Patrząc na model (diagram) zastanów się czy rozumiesz (bez specjalistycznego szkolenia) użyte symbole bez zaglądania w ich słownik. Im bardziej użyte symbole są dla Ciebie niezrozumiałe tym gorszy to model bo ktoś nie zadbał o jego semiotykę, czyli o to by był dla Ciebie (Ty, a nie jego autor, jesteś adresatem modelu!) zrozumiały a przynajmniej stosunkowo łatwy w percepcji.

Modelowanie to sztuka a nie nauka ścisła (D.Faulkner, Strategie Konkurencji). Nie jest to miejsce na kurs modelowania, chciałem jednak przestrzec przed używaniem obrazków nie będących modelami. Czym się więc różni diagram od modelu procesów? Każdy model jest diagramem ale nie każdy diagram jest modelem.

Moim studentom i kursantom powtarzam: dobry model jest jak wiersz, trzeba być poetą by go napisać ale do przeczytania powinna wystarczyć znajomość alfabetu.